Maîtrisez les risques de votre entreprise grâce à la gestion de portefeuille dans Urba360

La gestion de portefeuille est une fonctionnalité Urba360 qui vous permet de créer des groupes de partenaires commerciaux sélectionnés selon les critères qui vous importent (pays, secteur d'activité, type de relation, santé financière, etc...) afin de pouvoir les suivre et les analyser en tant qu'ensemble cohérent.

Au lieu de rechercher et de filtrer à chaque fois à partir de zéro, vous créez un portefeuille une seule fois et y revenez quand vous en avez besoin. Vous pouvez l'utiliser comme vue opérationnelle pour les suivis, les examens périodiques et la surveillance des risques ou des performances. La surveillance continue de votre portefeuille permet d'afficher les dernières informations et mises à jour concernant les entreprises suivies.

La gestion de portefeuille s'avère utile dès lors que vous avez :

• De nombreux fournisseurs ou partenaires répartis dans différentes régions
• Différentes équipes chargées de gérer différents sous-ensembles de partenaires
• Des procédures de révision régulières (évaluations trimestrielles des fournisseurs, renouvellements, audits)
• La nécessité de surveiller de manière proactive les partenaires moins performants ou présentant un risque plus élevé
• Le besoin de prioriser et cibler vos efforts : « Voici les partenaires qui m'intéressent dans ce contexte, à l'heure actuelle. »

Vous pouvez également explorer les entreprises que vous surveillez à l’aide de graphiques interactifs et d’une carte de répartition des risques.

Le tableau de bord Urba360 offre un aperçu global des partenaires commerciaux. Il affiche toutes les entreprise, sous surveillance ou non, dans une vue centralisée.

Les analyses et informations interactives s'appliquent uniquement aux entreprises sous surveillance et comprennent :

• Des filtres combinés et avancés (y compris la date d'expiration de la surveillance)
• Un panneau de filtrage dédié et une barre de recherche
• Des graphiques de répartition des risques
• Des indicateurs de score moyen
• Des visualisations au niveau national
• Une meilleure lisibilité des tendances, des scores et des dates
• Une exportation Excel améliorée (y compris la date d'expiration de la surveillance).

La gestion de portefeuille a été pensé pour vous permettre de regrouper les entreprises surveillées selon des critères qui reflètent le fonctionnement de votre entreprise. C'est vous qui décidez de sa structure : par secteur d'activité, par zone géographique, par niveau de risque ou selon toute combinaison de filtres correspondant à vos processus internes.

Grâce à cette flexibilité, chaque portefeuille est adapté à vos besoins, offrant ainsi à votre équipe et à vous-même une vue ciblée et pertinente des entreprises qui comptent le plus pour vous. Et chaque utilisateur peut disposer d'un ou de plusieurs portefeuilles (sélectionnables via un menu déroulant). Les portefeuilles peuvent aussi être attribués à des utilisateurs spécifiques.

Les graphiques et les analyses s'appliquent uniquement aux entreprises suivies au sein de ce portefeuille, vous offrant ainsi une vue ciblée au niveau du segment plutôt qu'une vue globale.

Seuls les administrateurs peuvent créer des portefeuilles, ce qui garantit la cohérence et le contrôle de la manière dont la segmentation des risques est structurée en interne.

"It answers our real monitoring needs — how risk is spread across tenants, guarantors, and parent companies, and which ones should be a priority. It's much more visual and qualitative. The big advantage is that everything is integrated: no more going to Excel and filtering manually."

Pilot Customer about the new Portfolio Management feature,

Pour les utilisateurs de la gestion de portefeuille, de nouvelles options de configurations sont disponibles pour mieux contrôler le contenu des notifications et le moment où elles sont diffusées : 

• Notifications au niveau du portefeuille — personnalisez les alertes en fonction du portefeuille spécifique que vous souhaitez surveiller
• Préférences de messagerie — personnalisez la manière et le moment où vous recevez les mises à jour via le nouveau menu des préférences
• Navigation rapide entre les portefeuilles — si vous avez créé des portefeuilles, passez de l'un à l'autre directement depuis l'en-tête supérieur

Voici comment la gestion de portefeuille peut être mise en pratique dans des situations concrètes.

1. Créer un portefeuille pour les fournisseurs d’un pays spécifique (par exemple, l’Allemagne)

Ce portefeuille est idéal pour les contrôles de conformité régionaux, la surveillance des risques propres à un pays ou les analyses des achats locaux.

Comment le configurer :

• Créer un portefeuille : « Fournisseurs – Allemagne »
• Filtrer :

Pays : Allemagne

• Critères :

Type de partenaire commercial : Fournisseur

Pays : Allemagne

À partir de cette liste par pays, vous pouvez facilement sélectionner et regrouper les entreprises pertinentes dans votre portefeuille en fonction de vos critères opérationnels — tels que les relations commerciales, les partenaires actifs, la propriété par une équipe spécifique ou les catégories spécifiques que vous gérez — créant ainsi une liste de surveillance ciblée et exploitable en quelques clics seulement.

Si des pressions macroéconomiques, des tensions sectorielles ou des dégradations de notation affectent simultanément plusieurs fournisseurs, vous pouvez :

• Réévaluer les conditions de paiement
• Diversifier les fournisseurs
• Signaler le problème en interne avant que des perturbations ne surviennent
• Au lieu de réagir à une interruption d’approvisionnement, vous l’anticipez.

2. Créer un portefeuille sectoriel (par exemple, Agroalimentaire)

Cette option est idéale pour la gestion des catégories, le suivi des risques spécifiques à un secteur ou la stratégie commerciale.

Comment le configurer :

• Créer un portefeuille : « Partenaires commerciaux – Agroalimentaire »
• Critères :
• Secteur/industrie : codes NACE de l’agroalimentaire
• Facultatif : inclure uniquement certains types de relations (par exemple, fournisseurs + transformateurs), limiter à une région ou inclure uniquement les partenaires stratégiques

Ce portefeuille vous permet de :

• Surveiller toutes les entreprises de ce secteur en un seul endroit.
• Analyser la répartition des risques au sein du segment.
• Utiliser des indicateurs de performance clés (KPI) dynamiques pour filtrer les entreprises par score ou tendance.
• Exporter la liste complète avec les dates d’expiration pour un examen structuré.

Si le secteur fait l’objet de pressions croissantes (volatilité des coûts, changements réglementaires, ralentissement de la demande), vous pouvez :

• Ajuster les limites de crédit.
• Renforcer les garanties contractuelles.
• Réduire la surexposition.
• Identifier des partenaires alternatifs dans des segments plus solides.
• La visibilité au niveau du portefeuille aide à transformer la surveillance sectorielle en actions mesurables.

3. Créer une liste de surveillance à haut risque (score 4 et moins)

Il s’agit du portefeuille « à surveiller de près » — conçu pour réduire les surprises.

Comment le configurer :

• Créer un portefeuille : « Liste de surveillance – Score ≤ 4
• Critères :

Score : ≤ 4

Facultatif : limiter aux fournisseurs uniquement, aux comptes actifs uniquement ou aux comptes à dépenses élevées uniquement (afin que la liste reste exploitable)

Comment l'utiliser :

• Examinez régulièrement le portefeuille
• Pour chaque partenaire :

Confirmez la raison sous-jacente du score faible (performance, conformité, risque financier, réactivité, etc.)

Décidez de la prochaine étape : réévaluer l’exposition, renégocier les conditions, demander des mesures correctives, ajuster les volumes ou évaluer des alternatives

Consignez les décisions et les responsables afin que le suivi soit effectivement assuré

Exemple : si vous constatez que trois fournisseurs critiques tombent à ≤4, vous pouvez immédiatement programmer un examen commercial et commencer à rechercher des alternatives avant que cela ne devienne un problème.

• Veillez à ce que les portefeuilles soient axés sur un objectif : « À qui s'adressent-ils, et quelles mesures en tirerons-nous ? »
• Définissez une fréquence : listes de surveillance hebdomadaires ; portefeuilles régionaux/par catégorie mensuels ou trimestriels
• Utilisez une nomenclature cohérente : Cadre-Type-Règle (par ex. « Allemagne-Fournisseurs-Actif »)
• Clarifiez la gestion de chaque portefeuille partagé : une seule personne responsable garantit la fiabilité du portefeuille

La gestion de portefeuille ne se limite pas à regrouper des entreprises.

Elle apporte :

• Une segmentation structurée
• Une gestion claire des autorisations
• Des notifications ciblées
• Une analyse visuelle des risques
• Un reporting simplifié

Mais surtout, elle vous permet d'aligner la surveillance des risques sur la manière dont votre entreprise est réellement organisée : par pays, par secteur, par niveau de risque ou par importance stratégique.

Au lieu d'examiner les entreprises au hasard, vous les examinez de manière ciblée.

C'est ce changement, passer de contrôles isolés à une surveillance structurée, qui permet de prendre de meilleures décisions en matière de risques.

“The new portfolio management feature smoothens the user experience. Being able to build portfolios means I can organize all the entities better, and it’s much easier to use.” 

Pilot Customer about the new Portfolio Management feature,